1) Méně ruční práce, více volného času
Při klasickém vystavování faktur musíte pravidelně sledovat bankovní účet, hledat přijaté platby a ručně je párovat s fakturami. Při několika fakturách měsíčně to ještě jde, ale pokud jich máte desítky nebo stovky měsíčně, stává se z toho rutinní a zdlouhavá činnost.
Online fakturační systém to řeší automaticky. Fakturaci si propojíte s bankou, a jakmile dorazí platba, program ji podle variabilního symbolu spáruje se správnou fakturou. Ruční kontrolu potřebujete jen tehdy, když klient symbol uvede špatně nebo zapomene.
Práci navíc zrychlí i další funkce – například automatické upomínky, automatická tvorba pravidelných faktur nebo podklady k daním na pár kliknutí.
2) Přístup k dokladům odkudkoliv
K přehledu o vystavených i zaplacených fakturách nepotřebujete počítač ani kancelář. Stačí mobil a připojení k internetu. Do on-line fakturace se přihlásíte z jakéhokoliv zařízení s přístupem k internetu.
Odkudkoliv snadno ověříte, jestli už klient zaplatil, nebo zkontrolujete své příjmy za uplynulý měsíc. Ale především – fakturu z mobilu vytvoříte zhruba za minutu. Většinu údajů totiž aplikace vyplní za vás. Hodí se to doma, na cestách i o víkendu.
3) Snadné sdílení dokladů s účetním
Když máte faktury uložené jen v Excelu na svém počítači, nikdo jiný se k nim nedostane. To pak zbytečně komplikuje delegování práce. Online fakturační služby, například iDoklad, to řeší elegantně – k jednomu účtu můžete přidat další uživatele.
Faktury tak vystavujete nejen vy, ale třeba i vaše asistentka ze svého počítače. Každému nastavíte vlastní úroveň oprávnění, takže například nemůže měnit nastavení účtu. Všechny doklady jsou přehledně na jednom místě a kdykoliv si můžete zkontrolovat, co kdo udělal.
Stejně snadno dáte přístup i účetnímu. Ten si faktury stáhne přímo z programu nebo si je rovnou naimportuje do účetního systému. Nemusíte tak každý dokument ručně exportovat a posílat e-mailem či přes úložiště. Ušetříte si zbytečné kroky i čas.
4) Profi vzhled dokladů
Na první pohled to možná nevypadá jako zásadní věc, ale i faktura může udělat dobrý dojem. Přehledný a profesionálně vyhlížející doklad působí mnohem lépe než obyčejná tabulka. V online fakturačních nástrojích si navíc snadno nastavíte vlastní vzhled – logo, firemní barvy, podpis nebo krátké poděkování za spolupráci. Někteří klienti to možná berou jako detail, ale jiní to vnímají jako projev profesionality a péče o zákazníka.
Samozřejmostí je i QR kód pro rychlou úhradu. Klient tak nemusí přepisovat číslo účtu a variabilní symbol, jen otevře bankovní aplikaci, načte kód a má hotovo během pár vteřin. Čím jednodušší je proces platby, tím rychleji vám peníze dorazí.
Základní verze on-line fakturace bývá zdarma
Pro malé podnikání nebo úplné začátky většinou vystačíte s bezplatnou verzí on-line, která umožňuje vystavovat faktury online bez omezení. Oblíbený je například český nástroj iDoklad, který nabízí fakturaci zdarma pro podnikatele, kteří mají do pěti klientů. Na webu si můžete vyzkoušet iDoklad zdarma.
A kdyby se vám časem podnikání rozjelo a potřebovala byste něco navíc, můžete jednoduše přejít na pokročilejší placené verze. Začít ale klidně můžete úplně bez investic.
